Van factuur tot incasso de juiste woorden

Er zijn vele redenen voor het niet betalen van een openstaande factuur. Hoe er met de gegeven informatie om wordt gegaan is zeker in het buitengerechtelijk traject de belangrijkste factor voor het succesvol en tijdig incasseren van openstaande facturen. Elk moment in het proces van factuur tot en met incasso heeft een passend gesprek of een juiste brief, zolang de juiste woorden maar gebruikt worden.

Passend gesprek of de juiste brief

Een betalingsverplichting wordt door veel klanten, met name klanten waar een cashflow probleem is, als vervelend ervaren. Deze verplichting zal echter altijd nagekomen moeten worden. Zo niet staan er maatregelen tegenover welke voor beide partijen niet wenselijk zijn. Een klant vriendelijk, doch adequaat te woord staan kan wonderen doen voor het gesprek en het betalingsgedrag van uw klant. Het vervelende gevoel kan worden omgedraaid tot begrip, mits de juiste woorden worden gebruikt. De professionals van Money Management zijn getraind om een gesprek in goede banen te lijden en een positief resultaat voor u te behalen.

De meest voorkomende (smoezen) redenen voor niet betalen van facturen zijn ons allemaal bekend, echter wordt er niet altijd adequaat mee omgegaan. Het is belangrijk dat de klant begrijpt dat de persoon aan de andere kant van de lijn zijn uiterste best doet om de klant zo goed mogelijk te assisteren en te informeren, echter wel binnen de opgelegde regels en richtlijnen.

Schriftelijk contact

Naast het mondelinge contact, is ook het schriftelijk contact cruciaal voor succesvolle afwikkeling. Betalingsherinneringen, aanmaningen etc. zijn buitengewoon belangrijk voor het incasseren van uw openstaande , reeds vervallen facturen. De berichtgeving moet duidelijk overkomen, echter is het ook hier van belang , zeker in de eerste instantie om dit op een klantvriendelijke manier te doen.
Elke debiteur is een klant en in 99% van de gevallen is het wenselijk dat de klant behouden blijft, of in ieder geval in de toekomst terugkomt bij uw organisatie. Schriftelijk contact met een streng, dwingend karakter is in sommige gevallen zeker nodig, maar kan in veel gevallen beter worden gezien als hulpmiddel in een later stadium.

Ondernemersperspectief

Deze blog is geschreven vanuit het ondernemersperspectief voor midden- en kleinbedrijven (mkb). Uiteraard zijn hier uitzonderingen voor te bedenken, echter zal het in de regel voor 80% van de openstaande vorderingen op deze manier werken. Per doelgroep kan het natuurlijk effectiever of simpelweg beter zijn om een andere aanpak te hanteren. Dit is o.a. de reden dat de te nemen stappen in het debiteurenbeheer, gedaan door Money Management, vooraf in overleg met onze klanten wordt afgestemd en wij werken volgens overeengekomen procedure.