Incasseren met klantbehoud

Voor commerciële ondernemingen zijn debiteuren (lees: klanten) de levensader van het bedrijf. Voldoen aan de wensen van de klant houdt uw bedrijf in leven en zorgt tevens voor groei. Dus wanneer een klant steeds later gaat betalen, of uiteindelijk helemaal niet betaald, kan het een moeilijke beslissing zijn om de vordering uit handen te geven aan het incassobureau. Het uit handen geven van een vordering kan angst met zich mee brengen. Zelfs als u alle benodigde stappen heeft ondernomen om de vordering betaald te krijgen. Deze angst komt voort uit het feit dat u uw klant niet wil verliezen, dat u de goodwill van de klant niet wil verliezen en/of dat u de betaling wellicht nooit ontvangt. Maar wanneer u de manier waarop u kijkt naar het verstrekte krediet veranderd, zal die angst waarschijnlijk snel verdwijnen.

 

Krediet is een voorrecht

Uitstaande krediet verminderd de waarde van het geld wat de klant u verschuldigd is. Deze waardevermindering vind plaats na verloop van tijd, dit als gevolg van de tijd en moeite die u heeft gestoken in het incasseren van de gelden. Het geld houdt uiteraard zijn actuele waarde, maar onderzoek toont het volgende aan:

  • Achterstallige betalingen van 3 maanden zorgen gemiddeld voor een waardevermindering van 13%.
  • Achterstallige betalingen van 6 maanden zorgen gemiddeld voor een waardevermindering van 36%.
  • Achterstallige betalingen van 1 jaar zorgen gemiddeld voor een waardevermindering van 57%.
  • Achterstallige betalingen van 2 jaren zorgen gemiddeld voor een waardevermindering van een deprimerende 91%. Het is duidelijk dat langlopende schulden voor u op de eindstreep een zeer nadelig en ongewenst effect heeft.

 

Wees creatief met incasseren

Sommige klantrelaties verzuren na verloop van tijd als gevolg van late betalingen. De meeste klantrelaties kunnen (en moeten) worden gered. Het grootste deel van de debiteuren wil hun schulden wel betalen, maar worden bijv. verhinderd door middel van (tijdelijke) financiële problemen. Scheidt hier wel het kaf van het koren, er zullen altijd bewuste slechte betalers tussen zitten. Creatieve creditmanagers maken gebruik van diverse aanpakken die kunnen helpen bij het vinden van een oplossing – en dus het bergen van de klantrelatie. Hier zijn enkele tips die u kunt nu gebruiken om een effectiever incasseringsproces te realiseren bij uw klanten.

  • Bespreek duidelijk uw voorwaarden. Zorg ervoor dat uw klant de betalingsvoorwaarden vanaf het begin van de relatie begrijpt.
  • Stuur na vervaldatum van de factuur minimaal om de 15 tot 30 dagen betalingsherinneringen naar uw debiteur om hem/haar op de hoogte te houden van de uitstaande vordering. Start met een vriendelijke herinnering en geef uiteindelijk duidelijk de gevolgen van niet betalen aan bij uw klant.
  • Indien mogelijk stopt u met het verstrekken van goederen of diensten op een bepaald punt in het proces. Dit dient u te beschrijven in de algemene voorwaarden. Stuur voordat u de dienst staakt eerst een brief of email naar de klant waarin staat dat de dienst zal worden stopgezet, tenzij de betaling wordt ontvangen.
  • Wees duidelijk over uw verwachtingen wanneer u de debiteur spreekt. Probeer niet te confronterend te zijn, zodat u snel goodwill van de klant verliest, maar vraag om een definitieve datum waarop de betaling zal worden voldaan. Indien na de verwachtte ontvangstdatum de betaling niet is ontvangen, neemt u de vervolgstap in uw credit management proces.
  • Soms kan een betalingsregeling u en uw klant helpen. U hoeft geen zware stappen te ondernemen waardoor u uw klant mogelijk verliest en u helpt uw klant uit een benarde situatie. Dit creëert goodwill bij de klant en zo zorgt u voor een gezonde klantenrelatie.

 

Weten wanneer te behouden en wanneer af te stoten

Natuurlijk, moet u wel onthouden dat er een verschil is tussen een “trage betaler” en een klant die helemaal niet betaald. Een traag betalende klant kan vaak alsnog een goede klant worden met een goed debiteurenbeheer proces. Wij noemen dit ook wel het opvoeden van uw debiteuren. Maar bij niet betalende klanten, is het soms beter om je verlies te nemen en de dienstverlening volledig te staken en de vordering uit handen te geven. Bijna geen één klant is perfect, maar een paar late betalingen betekent niet automatisch dat u uw klant dient af te stoten! De manier waarop u omgaat met trage betalingen kunnen een gezonde klantrelatie in de toekomst betekenen. Het belangrijkste in deze is duidelijkheid creëren.