Ontvangt u een deelbetaling terwijl een factuur al bij een incassobureau ligt? Geef de betaling dan direct door, ook wanneer het geld rechtstreeks op uw eigen rekening binnenkomt. Controleer op welke factuur de betaling betrekking heeft, werk het saldo bij en stem de volgende stap af. Zo voorkomt u dat uw klant voor een inmiddels betaald bedrag wordt aangemaand.

Een deelbetaling betekent niet automatisch dat het dossier kan worden gesloten. Wel moet het incassodossier vanaf dat moment het juiste betaaloverzicht bevatten. Hieronder leest u hoe u dat praktisch aanpakt.

1. Controleer eerst wat daadwerkelijk is betaald

Een betaalbelofte, screenshot of betalingsopdracht is niet hetzelfde als een bijschrijving. Controleer daarom de bankmutatie voordat u de vordering aanpast. Leg vast:

• Het ontvangen bedrag en de datum waarop het is bijgeschreven.
• De naam en rekening van de betaler, voor zover relevant voor identificatie.
• De betalingsomschrijving en het eventuele factuur- of dossiernummer.
• Op welke openstaande factuur of facturen de betaling betrekking heeft.
• Of er al eerder bedragen zijn ontvangen die nog niet zijn verwerkt.

Staat in de omschrijving alleen ‘termijn’ of ‘factuur’? Trek dan niet zonder controle de conclusie dat het om de uit handen gegeven factuur gaat. Een zakelijke klant kan meerdere facturen of verplichtingen hebben lopen.

2. Koppel de betaling aan de juiste factuur

Bij meerdere openstaande facturen is de betalingsomschrijving belangrijk. Artikel 6:43 BW regelt in beginsel dat een schuldenaar bij betaling kan aanwijzen op welke van meerdere verbintenissen deze betrekking heeft. Ontbreekt zo’n aanwijzing, dan geldt een wettelijke volgorde.

Ook binnen één geldvordering is de toerekening niet altijd simpelweg ‘het volledige bedrag van de hoofdsom af’. Artikel 6:44 BW geeft regels voor de volgorde waarin een betaling in mindering strekt op kosten, verschenen rente en hoofdsom. Controleer daarom samen met uw incassopartner welke bedragen verschuldigd zijn en hoe de betaling moet worden verwerkt.

3. Werk het openstaande saldo bij vóór de volgende sommatie

Fictief rekenvoorbeeld: een ondernemer heeft één openstaande factuur van € 1.200. Tijdens het incassotraject betaalt de klant € 300 rechtstreeks aan de ondernemer. Als deze € 300 volledig op de hoofdsom mag worden geboekt, resteert € 900 aan hoofdsom. Eventueel verschuldigde rente en incassokosten moeten afzonderlijk en op basis van de toepasselijke regels en afspraken worden gecontroleerd.

Dit voorbeeld is bewust eenvoudig gehouden. In een echt dossier kunnen eerdere betalingen, verschillende facturen, rente, incassokosten of een betwisting van invloed zijn op het saldo. Stuur daarom geen nieuwe aanmaning met het oude totaalbedrag zonder de administratie opnieuw te controleren.

4. Rechtstreeks betaald aan u? Informeer het incassobureau dezelfde dag

Betaling aan de oorspronkelijke schuldeiser komt in de praktijk regelmatig voor, bijvoorbeeld omdat de klant nog een oud rekeningnummer gebruikt. Laat het incassobureau in dat geval zo snel mogelijk weten dat u geld heeft ontvangen. Verstrek het betalingsbewijs of de relevante boekingsgegevens en geef aan of het een volledige of gedeeltelijke betaling is.

Controleer daarnaast wat in uw opdracht en de voorwaarden voor buitengerechtelijke incasso staat over rechtstreeks ontvangen betalingen en eventuele succesprovisie. Ga er niet zonder meer van uit dat een rechtstreeks betaalde factuur daardoor zonder verdere afrekening kan worden gesloten.

5. Maak onderscheid tussen een deelbetaling en een betalingsregeling

Een losse deelbetaling is nog geen nieuwe betalingsregeling. Wil de debiteur het resterende bedrag in termijnen voldoen? Spreek dan schriftelijk af welke termijnen gelden, wanneer deze moeten zijn ontvangen en wat er gebeurt wanneer een termijn uitblijft. Houd lopende communicatie en eerder gemaakte afspraken bij elkaar.

Is een bestaande regeling al niet nagekomen, beoordeel dan eerst de inhoud ervan. Lees ook: Betalingsregeling niet nagekomen: wat doet u als schuldeiser?

6. Controleer afzonderlijk of rente en incassokosten terecht zijn

Een betaling op de hoofdsom maakt niet automatisch een einde aan eventuele andere verschuldigde posten. Of rente of buitengerechtelijke incassokosten kunnen worden gevorderd, hangt onder meer af van de overeenkomst, het moment van verzuim en de toepasselijke wettelijke regels.

Voor consumenten gelden aanvullende eisen voordat buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd worden, waaronder een correcte veertiendagenaanmaning. Meer daarover leest u bij onze uitleg over de WIK-brief. Bij zakelijke vorderingen kunnen contractuele afspraken over incassokosten een belangrijke rol spelen. Laat de daadwerkelijke berekening aansluiten op het dossier; neem niet automatisch een vast percentage over.

Checklist: wat geeft u na een deelbetaling door?

• Factuur- en dossiernummer.
• Betaaldatum, bedrag en de feitelijke bijschrijving.
• Betalingsomschrijving en de factuur waarop de betaling ziet.
• Eventuele afspraken over het restant.
• De vraag of de debiteur het resterende bedrag erkent of betwist.

Met deze gegevens kan uw incassopartner het saldo controleren en bepalen welke vervolgstap past. Heeft u meerdere openstaande facturen of wilt u een nieuwe vordering aanleveren? Op de pagina vordering indienen vindt u de mogelijkheden om de benodigde informatie te verstrekken.