Een openstaande factuur uit handen geven vraagt om vertrouwen. U deelt klantgegevens, draagt de communicatie over en verwacht dat uw vordering professioneel wordt behandeld. Sinds 1 oktober 2026 is daar een concrete controle bij gekomen: staat de incassodienstverlener actief geregistreerd in het Register incassodienstverlening?

Die controle kost weinig tijd, maar kan grote gevolgen hebben voor de behandeling van een dossier. In dit artikel leest u wat de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) voor ondernemers betekent, waar u een registratie controleert en waarop u daarnaast let voordat u een vordering overdraagt.

Wat is de Wet kwaliteit incassodienstverlening?

De Wki is op 1 april 2024 in werking getreden. De wet stelt eisen aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van buitengerechtelijke incassodienstverleners. Het gaat onder meer om vakbekwaamheid, duidelijke informatie over de schuld, correcte omgangsvormen en een zorgvuldige klachtenbehandeling.

De regels zijn bedoeld om mensen met schulden beter te beschermen en om schuldeisers meer duidelijkheid te geven over de partij aan wie zij hun dossiers toevertrouwen. Incassodienstverleners die onder de Wki vallen, moeten zich registreren bij Justis. De Inspectie Justitie en Veiligheid houdt toezicht en kan handhavend optreden.

Wat veranderde er op 1 oktober 2026?

Op 1 oktober 2026 trad het laatste onderdeel van de Wki in werking. Volgens de Rijksoverheid hoeft een persoon met een openstaande schuld geen incassokosten en oplopende rente te betalen wanneer de incassodienstverlener niet is geregistreerd. De oorspronkelijke schuld blijft wel verschuldigd.

Voor een schuldeiser is dit geen administratief detail. Wanneer u een partij inschakelt die geregistreerd had moeten zijn maar dat niet is, kan dat de incasso van bijkomende kosten en rente raken. Bovendien zegt het ontbreken van een actieve registratie iets over de vraag of die partij de betreffende werkzaamheden op dat moment behoort uit te voeren.

Controleer de registratie daarom vóór de eerste overdracht en daarna periodiek. Een registratie kan namelijk actief, geschorst of doorgehaald zijn.

Voor welke incassodienstverlening geldt de registratieplicht?

De Wki ziet op bedrijfsmatige buitengerechtelijke incassowerkzaamheden namens derden bij natuurlijke personen die in Nederland wonen. Daaronder vallen niet alleen consumenten. Ook het innen van schulden bij eigenaren van een eenmanszaak, vennoten van een vof en maten van een maatschap kan onder de Wki vallen.

Gerechtsdeurwaarders en advocaten hebben volgens de Rijksoverheid geen registratieplicht in dit register, omdat zij al in hun eigen beroepsregister staan. Bij twijfel over de toepasselijkheid is het verstandig om de specifieke situatie juridisch te laten beoordelen.

Zo controleert u een incassobureau in het register

Het openbare Register incassodienstverlening van Justis is gratis te raadplegen. Zoek op de bedrijfsnaam of handelsnaam en controleer vervolgens ten minste:

• De status: Staat de registratie op actief?
• De bedrijfsnaam: Komt deze overeen met de partij waarmee u een overeenkomst sluit?
• Het registratienummer: Is dit duidelijk terug te vinden in de communicatie?
• De contactgegevens: Sluiten adres, telefoonnummer en e-mailadres aan bij de gegevens die u heeft ontvangen?
• De registratiedatum: Sinds wanneer staat de dienstverlener ingeschreven?

Maak van deze controle een vaste stap in uw leveranciers- of inkoopproces. Leg bijvoorbeeld een schermafbeelding of korte notitie met controledatum vast in uw dossier. Zo kunt u later aantonen dat u vooraf zorgvuldig heeft gecontroleerd met welke partij u zaken deed.

Registratie is het startpunt, niet de volledige selectie

Een actieve registratie is belangrijk, maar vertelt niet alles over de praktische samenwerking. Een incassopartner moet ook passen bij uw organisatie, klantgroep en type vorderingen. Kijk daarom verder dan alleen de vermelding in het register.

Vraag hoe dossiers worden behandeld

Bespreek vooraf hoe vaak contact wordt gezocht, via welke kanalen dat gebeurt en hoe de dienstverlener omgaat met een betwiste factuur of een verzoek om een betalingsregeling. Een duidelijke werkwijze voorkomt verrassingen en helpt de relatie met uw klant zorgvuldig te behandelen.

Controleer hoe u inzicht houdt

Vraag hoe u de voortgang volgt, betalingen terugziet en relevante correspondentie ontvangt. Een transparant proces maakt het eenvoudiger om intern te rapporteren en tijdig beslissingen te nemen over een mogelijk vervolgtraject.

Maak afspraken over kosten en vervolgstappen

Laat vooraf vastleggen welke werkzaamheden onder de afgesproken prijs vallen, wanneer aanvullende kosten kunnen ontstaan en wie beslist over een gerechtelijke procedure. De keuze om te procederen vraagt altijd om een afzonderlijke afweging van bewijs, verhaalbaarheid, kosten en belang.

Let op branche- en dossierervaring

Een huurvordering, leasevordering of onbetaalde zakelijke factuur kan om een andere benadering vragen. Vraag daarom welke ervaring de dienstverlener heeft met uw soort dossier en welke documenten nodig zijn voor een goede beoordeling.

Welke informatie levert u zelf aan?

Ook bij een geregistreerde incassopartner blijft de kwaliteit van uw eigen dossier belangrijk. Verzamel vóór overdracht in elk geval de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de facturen, toepasselijke voorwaarden, bewijs van levering en de relevante correspondentie. Noteer daarnaast ontvangen deelbetalingen, eerder gemaakte afspraken en eventuele bezwaren van de klant.

Is de factuur inhoudelijk betwist? Lees dan ook hoe u voorkomt dat een betalingsdiscussie vastloopt. Moet u nog een correcte laatste aanmaning opstellen, dan kunt u gebruikmaken van onze gratis aanmaningsgenerator.

Money Management staat actief geregistreerd

Money Management B.V. staat in het openbare register van Justis met registratienummer 00065. De registratie is actief en dateert van 12 februari 2025. U kunt deze gegevens rechtstreeks controleren via het detailoverzicht bij Justis.

Naast naleving van de wettelijke eisen vinden wij duidelijke communicatie, transparantie en klantbehoud belangrijk. Wilt u meer weten over onze werkwijze? Bekijk dan onze uitleg over buitengerechtelijke incasso en incasseren met aandacht voor de klantrelatie.

Conclusie: controleer vóór u overdraagt

Sinds 1 oktober 2026 is de registratiecontrole een onmisbare stap wanneer u een incassobureau inschakelt. Controleer in het register van Justis of de dienstverlener actief staat ingeschreven en kijk vervolgens naar de werkwijze, transparantie, ervaring en afspraken over kosten en vervolgstappen.

Wilt u een openstaande vordering professioneel laten beoordelen? U kunt uw dossier direct online indienen bij Money Management. Wij bekijken de beschikbare stukken en nemen contact met u op wanneer aanvullende informatie nodig is.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies voor een specifieke situatie.